Lessons learned van stadskantoor Venlo
‘s-Hertogenbosch/ Venlo, 19 juni 2020
Stadskantoor Venlo is een voorbeeld gebouw op het gebied van een circulair (Cradle to Cradle), groen en gezond bouwen, waar op voorhand een business case voor is gemaakt. Een business case die keek naar de Total Cost of Ownership (TCO) in plaats van de gebruikelijke terugverdientijden. Een pionierstap waarbij de gemeente Venlo samen werkte met BBN, Kraaijvanger, RoyalhaskoningDHV & C2C ExpoLAB om tot deze business case te komen.
Het stadskantoor is in 2016 in gebruik genomen, nu enkele jaren na de oplevering heeft de gemeente Venlo aan HEVO BV gevraagd om te onderzoeken of de business case ook dusdanig uitwerkte als vooraf was bedacht. Dit was voor deze partijen de eerste keer dat een business case als dusdanig werd opgesteld. Deze business case was niet perfect, maar wel een inspiratiebron en een goede eerste stap. Door deze business case en project te laten onderzoeken willen wij lessen hieruit trekken zodat in de toekomst elke keer een extra stap kan worden gezet op dit vlak.
HEVO geeft hierover aan: “Het is in de bouwsector ongebruikelijk dat er een uitgebreide evaluatie wordt gehouden. Hooguit gebeurt dit bij de afronding van de bouwfase. Een evaluatie waarbij de resultaten ui de exploitatiefase worden vergeleken met de voorspellingen in de ontwerpfase komt nog minder voor. Het is dan ook de prijzen dat het de gemeente Venlo met het project stadskantoor wel hier medewerking aan wilt geven. Dit is namelijk een enorm belangrijke bron om te kunnen leren en nieuwe projecten beter uit te kunnen voeren”.
Lessons learned:
- Maak een integrale business case, waarin alle relevante kostenelementen zijn opgenomen.
- Onderbouw de variabelen in de businesscase; Dit is nodig om achteraf de business case te kunnen verifiëren en controleren. Zorg ervoor dat je na een aantal jaren nog weet waar de gebruikte cijfers, de onderbouwing en redenatie waarom daarvan afgeweken is vandaan kwam, onafhankelijk van de betrokken personen. Denk hierbij aan de werkwijze van systems engineering. Zorg ervoor dat brongegevens en bronverwijzingen zijn opgenomen.
- De business case van stadskantoor Venlo (daterend van voor 2016) vergeleek een referentie gebouw met het stadskantoor Venlo op water en energie (1% van de werkgeverslasten). Inmiddels zijn we alweer stappen verder en kan restwaarde van materiaal, productiviteit en ziekteverzuim (95% van de werkgeverslasten) ook worden meegenomen. Stadskantoor Venlo heeft bij vele mensen de ogen geopend dat de business case rondom gezonde en productieve medewerkers (90% van de werkgeverslasten), nog interessanter is dan alleen kijken naar de terugverdien effecten van sturen op energiebesparing, onderhoud en restwaarde van materialen.
- Zorg ervoor dat er een integraal document management systeem wordt toegepast, zodat alle informatie uit de bouw en exploitatiefase achteraf toegankelijk is. Ondanks dat alle informatie digitaal voorhanden is, blijkt deze snel verloren te gaan.
- Laat de complexe kostenramingen en terugverdientijden controleren door een onafhankelijke partij voorafgaand aan besluitvorming.
- Wanneer vergelijkingen worden opgesteld tussen een duurzaam gebouw en een referentiegebouw dienen complete gebouw-energie-kostenmodellen toegepast te worden. Vergelijkingen op onderdelen / deelsystemen zijn namelijk niet zomaar bij elkaar op te tellen. Inmiddels zijn dit soort systemen beschikbaar in de markt.
- Bij het maken van MeerJaren OnderhoudsPlannen (MJOP’s) dient de totale (geplande) levensduur van het gebouw te worden opgenomen. Na aanbestedingen van het onderhoud dienen deze aangepast te worden zodat ze aansluiten bij de werkelijke verwachte kosten. Deze dienen in de begroting van de organisatie op jaarbasis opgenomen te worden.
- Monitor en publiceer je werkelijke energiegebruikZorg dat het gehele energiegebruik bemeterd is voor de specifieke gebruiksdoeleinden. Beoordeel regulier het energieverbruik ten opzichte van het voorspelde verbruik en onderzoek wat de reden van het verschil is met mogelijke verbeteringen. Stuur actief op de realisatie van het energiebesparingsadvies.
- Misschien wel de belangrijkste conclusie: zorg ervoor dat er iemand binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het integraal beheer van informatie (datamanagement) en het leren van het gebruik. Iemand die makkelijk toegang heeft tot de (exploitatie) gegevens en aan de bel kan trekken als er afwijkingen geconstateerd worden. Dit kan ook nog eens een positief effect hebben op kostenbesparingen.
Voor het stadskantoor Venlo geldt dat de resultaten van de business case op hoofdlijnen klopte. Wanneer men echter keek naar afzonderlijke posten waren er her en der wat verschuivingen, sommige positief en sommige negatief, waardoor de totale som overeenkwam met de voorspellingen. Door dit achteraf te laten onderzoeken wordt de organisatie in staat gesteld om tijdig zaken op te pakken. En… een glazen bol waarin de toekomst te voorspellen is bestaat helaas niet, maar door elke keer de business case van circulaire en gezonde gebouwen een stapje verder te brengen, worden we in staat gesteld een business case te ontwikkelen die de besluitvorming met betrekking tot gezonde en circulaire gebouwen positief kan beïnvloeden.
Meer weten? Vraag C2C ExpoLAB via Michel Weijers of zijn collega’s of HEVO (Willem Adriaanssen) via www.HEVO.nl
Klik hier voor meer informatie op de website van HEVO b.v.
Klik hier voor meer informatie op de website van Healthy Building Network
